Zawiadomienie o kontroli z urzędu skarbowego lub ZUS rzadko zastaje przedsiębiorcę w dogodnym momencie, a pierwsze pytanie brzmi zwykle: kto ma się tym zająć. Odpowiedź nie jest zero-jedynkowa, bo część zadań rzeczywiście przejmuje księgowość, natomiast obowiązki wynikające z ustawy pozostają po stronie podmiotu kontrolowanego i nie da się ich przekazać dalej. Rozdzielenie tych ról przed kontrolą, a nie w jej trakcie, oszczędza najwięcej nerwów.
Zakres obowiązków biura księgowego podczas kontroli US/ZUS
Biuro odpowiada przede wszystkim za dokumentację, którą prowadzi, czyli za księgi, ewidencje, deklaracje oraz spójność zapisów z przekazanymi dowodami księgowymi. Abacus, biuro księgowe w Warszawie działające od 2000 roku na Ursynowie i w Piasecznie, prowadzi obsługę w oparciu o licencję Ministerstwa Finansów nr 4656/97 oraz ubezpieczenie OC, które zabezpiecza klienta finansowo w razie błędu po stronie księgowości. Zakres wsparcia obejmuje przygotowanie dokumentów objętych kontrolą, wyjaśnienie zastosowanych rozwiązań podatkowych oraz kontakt z organem w granicach udzielonego pełnomocnictwa, przy czym odpowiedzialność księgowości ma granice wyznaczone zakresem umowy i tym, co faktycznie do niej trafiło.
Przygotowanie dokumentacji i reprezentacja klienta
Reprezentowanie firmy przed organem wymaga pełnomocnictwa, dlatego jego udzielenie warto załatwić od razu po otrzymaniu zawiadomienia, a nie w dniu wizyty kontrolującego. Praktyczne znaczenie ma tu forma prowadzenia dokumentacji, ponieważ elektroniczne archiwum pozwala odszukać konkretną fakturę sprzed lat w kilka chwil, zamiast przekopywać segregatory. Po stronie biura leży zwykle:
- zestawienie ksiąg i ewidencji za kontrolowany okres,
- wydruk lub eksport deklaracji podatkowych i zgłoszeń ZUS,
- przygotowanie dowodów księgowych powiązanych z zapisami,
- sporządzenie wyjaśnień do zapytań organu,
- udział w czynnościach kontrolnych na podstawie pełnomocnictwa.
Deklaracje ZUS wysyłane są przez system Płatnik, dlatego potwierdzenia transmisji stanowią jeden z pierwszych dokumentów, o które pyta organ.
Obowiązki właściciela firmy podczas kontroli podatkowej i ZUS
Przedsiębiorca pozostaje podmiotem kontrolowanym i to on odpowiada wobec organu za rzetelność rozliczeń, niezależnie od tego, kto fizycznie prowadził księgi. Do jego zadań należy odbiór korespondencji, zapewnienie kontrolującym dostępu do dokumentów oraz udzielanie informacji o okolicznościach zdarzeń gospodarczych, których księgowość nie zna z własnej obserwacji. Dotyczy to zwłaszcza kwestii faktycznych: charakteru wykonanych usług, przebiegu współpracy z kontrahentem czy rzeczywistego zakresu obowiązków zatrudnionych osób, bo kontrolujący ocenia stan faktyczny, a nie samą poprawność rachunkową zapisów.
Współpraca z biurem księgowym i organami kontrolującymi
Sprawny przebieg kontroli zależy od tego, czy biuro dysponuje kompletem dokumentów, dlatego brakujące faktury czy umowy trzeba dostarczyć niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia. Warto też przekazać księgowości informację o kontroli od razu, zanim upłyną terminy na złożenie wyjaśnień, tym bardziej że organ wyznacza je w wezwaniu, a ich przekroczenie bywa oceniane jako brak współdziałania. Przy obsłudze kadrowo-płacowej znaczenie mają również teczki osobowe i dokumentacja pracownicza, których część powstaje bezpośrednio u pracodawcy.
Najczęstsze błędy i dobre praktyki podczas kontroli
Typowym problemem okazuje się nie sama treść rozliczeń, lecz braki dokumentacyjne: faktury nieprzekazane do księgowania, umowy zawarte ustnie albo wydatki bez opisu wskazującego związek z działalnością. Dobrą praktyką pozostaje bieżące przekazywanie dokumentów zamiast kumulowania ich na koniec kwartału, ponieważ weryfikacja na etapie księgowania eliminuje ryzyko zakwestionowania wydatków przez organy kontrolne. Pomaga też stały kontakt z księgowym i korzystanie z narzędzi dających wgląd w rozliczenia, takich jak platforma online dostępna przez całą dobę, a przy zmianie biura rachunkowego zgłoszenia do Urzędu Skarbowego i ZUS przejmuje nowe biuro, co porządkuje sytuację formalną jeszcze przed ewentualną kontrolą.
Podsumowanie
- Biuro rachunkowe odpowiada za księgi, ewidencje i deklaracje oraz może reprezentować firmę na podstawie pełnomocnictwa.
- Przedsiębiorca pozostaje podmiotem kontrolowanym i odpowiada wobec organu za rzetelność rozliczeń.
- Pełnomocnictwo dla biura warto przygotować zaraz po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli.
- Kontrolujący ocenia stan faktyczny, dlatego okoliczności zdarzeń gospodarczych opisuje właściciel firmy.
- Najczęstszym problemem są braki dokumentacyjne, którym zapobiega bieżące przekazywanie dokumentów do księgowości.
FAQ
Czy biuro księgowe może reprezentować firmę podczas kontroli US lub ZUS?
Tak, biuro księgowe może reprezentować firmę na podstawie pełnomocnictwa, przygotować dokumentację i kontaktować się z urzędnikami w imieniu przedsiębiorcy.
Jakie dokumenty musi dostarczyć właściciel firmy podczas kontroli?
Właściciel firmy powinien udostępnić biuru księgowemu wszystkie wymagane dokumenty finansowe i kadrowe, które są niezbędne do przygotowania odpowiedzi na zapytania organów kontrolnych.
Za co odpowiada biuro księgowe podczas kontroli, a za co właściciel firmy?
Biuro księgowe odpowiada za poprawność dokumentacji i jej przygotowanie, natomiast właściciel firmy odpowiada za udostępnienie dokumentów i współpracę z biurem oraz organami kontrolującymi.
Jak przygotować się do kontroli US/ZUS z pomocą biura księgowego?
Warto regularnie przekazywać dokumenty do biura księgowego, utrzymywać porządek w dokumentacji i mieć stały kontakt z księgowym, aby uniknąć nieporozumień podczas kontroli.