Wyjazdy służbowe pracowników związane są z konkretnymi wydatkami, które przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą do wypłaty pracownikowi diety oraz zwrotu kosztów podróży służbowej są obowiązujące przepisy prawa lub regulacje pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Wyjaśniamy, jak rozliczać podróże służbowe oraz na co warto zwrócić szczególną uwagę.
Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową?
Podróż służbowa związana jest z oddelegowaniem pracownika do pracy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub miejsce, w którym na co dzień jest on zatrudniony. Dane na temat miejsca świadczenia pracy powinny zostać zawarte w podpisanej z pracownikiem umowie. Jest to ważne nie tylko w przypadku stosunku pracy, ale także podpisywania umów cywilno-prawnych. Podróż służbowa musi wiązać się z wykonywaniem pracy lub innych zadań na polecenie pracodawcy i we wskazanym przez niego miejscu. Nie zawsze ma związek z oddelegowaniem np. do innego zakładu pracy w celu wykonywania konkretnych obowiązków. Coraz częściej podróże służbowe obejmują zarówno szkolenia, jak i konferencje oraz spotkania biznesowe, dlatego konieczne jest umiejętne poruszanie się w gąszczu obowiązujących przepisów. Rozliczanie podróży służbowych jako kosztu uzyskania przychodów powinno odbywać się w księdze przychodów i rozchodów, której prowadzenie najlepiej powierzyć profesjonalistom. Wsparcie doświadczonych księgowych pozwoli uniknąć popełniania błędów, które mogą wynikać m.in. z braku zrozumienia obowiązujących przepisów.
Jakie koszty związane z delegacją trzeba zwrócić pracownikowi?
Delegacja wiąże się z pewnymi kosztami – wynajęcie pokoju w hotelu, zwiększone koszty wyżywienia, korzystanie z komunikacji publicznej lub innego środka transportu w celu dotarcia do miejsca spotkania służbowego. Te wydatki powinien pokryć pracodawca, jednak nie musi stosować się do odgórnie narzuconych przepisów i może zastosować własne regulacje, które zostaną określone np. w podpisywanej umowie o pracę. Zdecydowana większość przedsiębiorców podczas rozliczania podróży służbowych stosuje jednak przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Na jakiej podstawie rozlicza się podróże służbowe pracowników?
Koszty związane z podróżami służbowymi muszą zostać ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów księgowych. Mogą to być m.in. faktury i rachunki, którymi pracownik powinien udokumentować faktycznie poniesione podczas podróży służbowej wydatki.