Firmy, które mają status aktywnych podatników VAT, niezależnie od formy prowadzonej działalności, są zobowiązane do wykonywania czynności związanych z rozliczaniem tego podatku i dość szczegółowym dokumentowaniem prowadzonych transakcji. W przypadku prowadzenia wyłącznie działalności B2B rozwiązaniem wystarczającym do celów prowadzenia ewidencji VAT jest wystawianie faktur. Firmy, które sprzedają towary lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych, które nie mają zarejestrowanej działalności gospodarczej, muszą jednak korzystać z kas fiskalnych. Od pewnego czasu kasy starego typu, w których informacje przechowywane były w postaci zapisów w pamięci kasy oraz rolki z wydrukiem są zastępowane nowoczesnymi kasami fiskalnymi online. Przekonajmy się, na jakiej zasadzie działają i sprawdźmy, kto musi z nich korzystać.
Czym jest kasa fiskalna online?
Kasa fiskalna służy do rejestrowania obrotu i wystawiania odpowiednich paragonów, będących jednocześnie dowodami zakupu produktu w konkretnej firmie. Na podstawie zapisów w kasie można ustalić wielkość sprzedaży towarów lub usług z grup objętych różnymi stawkami podatku VAT. Umożliwia to ustalenie, ile wyniesie należny podatek VAT. Wielkość tego zobowiązania określa się po odliczeniu podatku naliczonego, czyli zapłaconego przy zakupie towarów oraz wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu. Stosowanie kas fiskalnych starszego typu, w których dane są gromadzone w pamięci urządzenia, sprawia, że dostęp do danych służby skarbowe mogą uzyskać jedynie z dużym opóźnieniem. Wprowadzenie kas online zmienia jednak tę sytuację.
Kasa fiskalna online ma takie same funkcje, jeśli chodzi o kwestię związane z wystawianiem paragonu i rejestrowaniem sprzedaży. Różnica polega jednak na tym, że korzystając z łącza teleinformatycznego, przekazuje ona na bieżąco informacje o realizowanych transakcjach do specjalnej bazy danych. Jest to tzw. CRK, tj. Centralne Repozytorium Kas, w którym gromadzone są informacje o każdej wprowadzonej do kasy sprzedaży. Jeśli kasa jest używana w miejscu, w którym nie ma możliwości przesyłania danych z powodu złego stanu infrastruktury technicznej, mogą one być transmitowane z inną częstotliwością. Wymaga to jednak złożenia odpowiedniego wniosku do naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku wystąpienia awarii systemu komputerowego służącego do obsługi przesyłu albo kłopotów z urządzeniami wykorzystywanymi do przekazywania informacji pliki mogą być dostarczane z opóźnieniem.
Kasy fiskalne online zostały wprowadzone w celu zapewnienia lepszej kontroli nad rozliczaniem podatku VAT. Administracja skarbowa uzyskuje możliwość dokładnego sprawdzania danych na temat wielkości sprzedaży, co znacznie ułatwia przeprowadzanie kontroli i zwiększa ich efektywność. W zamierzeniu obowiązek posiadania kasy fiskalnej online ma poprawić ściągalność podatków oraz ułatwić aparatowi skarbowemu dalsze ograniczanie tzw. luki w VAT.
Kto i od kiedy musi używać kasy fiskalnej online?
Obowiązek wymiany kas fiskalnych jest wprowadzany stopniowo i obejmuje kolejne grupy podatników wskazane przez ustawę. Jako pierwsze kasy online musiały zainstalować firmy działające w branży motoryzacyjnej. Od stycznia 2020 są one wymagane od podmiotów wykonujących działalność związaną z naprawą pojazdów, a także wymianą i naprawą ogumienia. Kasy online zostały zainstalowane także u przedsiębiorców prowadzących sprzedaż paliw – benzyny, oleju silnikowego oraz gazu LPG albo CNG.
Pierwotnie Ministerstwo Finansów planowało wprowadzenie obowiązku kas fiskalnych dla wybranych podmiotów z branży turystycznej oraz przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą opału od lipca 2020. Ze względu na zagrożenie koronawirusem termin ten został jednak wydłużony. Obiekty hotelarskie, pensjonaty i inne oferujące krótkotrwałe zakwaterowanie oraz firmy realizujące usługi gastronomiczne będą musiały wymienić posiadane kasy od 31 grudnia 2020 roku. Podobnie będzie w przypadku podmiotów zajmujących się sprzedażą opału w postaci paliw stałych stanowiących różne odmiany węgla, w tym m.in. brykietu, koksu czy węgla brunatnego.
W związku z epidemią COVID19 zmiany terminu obowiązku wymiany kas na urządzenia online wprowadzono również dla podatników, którzy według wcześniejszych zamierzeń mieli je stosować już od stycznia 2021 roku. Przedsiębiorcy, którzy wykonują usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, a także zajmują się prowadzeniem robót budowlanych oraz świadczący pomoc prawną, jak również firmy umożliwiające wstęp na obiekty służące poprawie kondycji fizycznej oraz podmioty działające w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i stomatologów będą musieli zainstalować kasy online od lipca 2021 roku.
Uruchomienie kasy fiskalnej i jej odpowiednie połączenie z Centralnym Repozytorium Kas jest wykonywane w ramach tzw. fiskalizacji przez serwisanta. Przedsiębiorca, który zakupił kasę będzie miał obowiązek utrzymywania łącza teleinformatycznego, pozwalającego na stałe podłączenie kasy.
Stosowanie kas online jest obowiązkowe dla podmiotów, które prowadzą określony rodzaj działalności. Tak jak kasy starszego typu muszą one być fiskalizacji, a korzyścią z ich używania będzie m.in. możliwość wystawiania paragonu albo faktury w formie elektronicznej, pod warunkiem uzgodnienia tego z nabywcą.