Rozliczenia związane z podatkiem VAT podlegają od dłuższego czasu coraz ściślejszym regulacjom. Troska o dochody budżetu państwa i chęć wyeliminowania wyłudzeń i nieprawidłowości sprawiły, że na wielu podatników ustawodawca nałożył szereg przepisów, które z jednej strony zwiększają kontrolę aparatu skarbowego nad przepływami finansowymi i realizowanymi transakcjami, dając o wiele lepszy ogląd bieżącej sytuacji, z drugiej są zwykle kolejnym obowiązkiem, któremu przedsiębiorcy muszą podołać. Jednym ze przykładów działań podejmowanych przez Ministerstwo Finansów w tym obszarze, było wprowadzenie obowiązku wysyłania w ramach rozliczeń podatkowych pliku JPK. Kolejnymi krokami podejmowanymi przez fiskusa jest choćby konieczność korzystania z tzw. wykazu podatników VAT podczas rozliczeń finansowych między firmami. Sprawdźmy, czym jest ten wykaz oraz w jakich okolicznościach trzeba się nim posługiwać.
Co zawiera wykaz podatników VAT?
Wykaz podatników VAT to dostępna on-line baza danych, w której można znaleźć podstawowe informacje dotyczące zarejestrowanych firm, wraz z ich aktualnym statusem podatkowym. Tzw. biała lista zawiera najważniejsze szczegóły na temat przedsiębiorców i ich działalność. W wykazie znajduje się nazwa firmy albo imię i nazwisko osoby wykonującej działalność gospodarczą. Jest tam również numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP, a także numer PESEL, o ile przedsiębiorca się nim posługuje oraz statystyczny numer REGON. W przypadku, gdy podmiot gospodarczy działa na podstawie wpisu do KRS, w spisie będzie się znajdował odpowiedni numer.
Co ważne w rejestrze można znaleźć aktualny status podatnika, jeśli chodzi o podatek VAT. W przypadku firmy, która jest aktywnym płatnikiem podatku od towarów i usług, w bazie będzie figurował zapis „podatnik VAT czynny”, a jeśli podmiot podlega zwolnieniu „podatnik zwolniony”. Firmy, które nie są podatnikami VAT, będą miały w systemie status „niezarejestrowany”.
Informacje zawarte w wykazie podatników VAT to również dane adresowe firmy, w tym jej siedziba, a także szczegóły na temat osób uprawnionych do występowania w jej imieniu, np. członków jej władz czy prokurentów. W rejestrze znajduje się również data rejestracji firmy jako podatnika VAT.
Najważniejszym elementem „białej listy podatników VAT” jest jednak numer rachunku rozliczeniowego.
Do czego służy biała lista podatników VAT?
Podstawowym zadaniem białej listy podatników VAT jest możliwość sprawdzenia numeru rachunku bankowego, na który powinny być wysyłane kwoty zobowiązań wobec konkretnego podmiotu. Jest to bardzo ważne, ponieważ od 1 stycznia 2020 roku wszystkie rozliczenia między kontrahentami, których wartość przekracza 15000 zł, muszą być wykonywane z użyciem konta, które jest uwzględnione w wykazie.
Każdy podatnik, który nie dopełni takiego obowiązku, naraża się na sankcje. Płatność na inny rachunek będzie oznaczała, że środki te nie mogą być zaliczone w koszty uzyskania przychodu. Co gorsza, jeśli kontrahent nie wywiąże się ze swoich zobowiązań podatkowych łączących się z transakcją, czyli nie zapłaci podatku VAT lub uiści go w niepełnej wysokości przedsiębiorca, który dokonał płatności, będzie współodpowiadał za powstałe zobowiązanie podatkowe.
Od odpowiedzialność można się uwolnić jedynie wówczas, gdy zawiadomi się urząd skarbowy, który zajmuje się rozliczeniami kontrahenta o dokonaniu płatności na inny numer rachunku. Termin na złożenie takiego zawiadomienia to 3 dni od momentu, w którym wykonano przelew.
Od początku roku 2020 każdy przedsiębiorca, który reguluje zobowiązanie wobec swojego kontrahenta, powinien przed wykonaniem przelewu zweryfikować, czy rachunek wskazany na fakturze jest uwzględniony w „białej liście podatników VAT”.