Lista płac to dokument, który potwierdza naliczanie wynagrodzeń dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Możliwość jej sporządzania leży po stronie pracodawcy. Najczęściej lista przygotowywana jest przez wyznaczonych do tego pracowników z działu księgowego lub też przez biuro księgowe współpracujące z daną firmą.
Czy istnieje konieczność sporządzania listy płac?
Lista płac to powszechny dokument księgowy, który reguluje kwestię comiesięcznych wynagrodzeń pracowników. Z prawnego punktu widzenia nie ma obowiązku sporządzania takiego dokumenty, ponieważ nie regulują tego żadne przepisy. W praktyce jednak większość firm prowadzi listę płac w swojej ewidencji.
Listy płac powinny być tworzone wyłącznie dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, nie zaś dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Zleceniodawcom i wykonawcom wystawiane są rachunki, które stanowią podstawę do wypłat wynagrodzenia.
W jaki sposób sporządzana jest lista płac?
Pracodawca może naliczać wynagrodzenie dla zatrudnionych pracowników adekwatnie do danych dotyczących czasu pracy w danym miesiącu, jak i wartości pensji czy innych dodatków. Lista płac sporządzana jest więc na podstawie:
- ewidencji czasu pracy i list obecności
- aktualnej umowy o pracę
- informacji o przyznaniu dodatkowych składników do wynagrodzenia
Jak już zostało wspomniane, lista płac nie jest regulowana przez żadne przepisy, stąd też nie ma jednej unormowanej formy tego dokumentu. Standardowo jednak składa się z następujących elementów:
- nazwa pracodawcy
- oznaczenie lub nazwa listy płac
- okres, którego dotyczy
- data sporządzenia listy płac
- data wypłaty wynagrodzeń
- imiona i nazwiska pracowników
- wszystkie składniki wynagrodzeń, czyli:
– wynagrodzenie zasadnicze
– dodatki do wynagrodzenia – premie, prowizje, inne naliczenia
– podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
– składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika i pracodawcę
– podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne
– kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne – wyliczonej i odliczonej od podatku dochodowego
– podstawę naliczania podatku dochodowego
– kwotę wolną od podatku
– naliczoną i należną zaliczkę na podatek
– potrącenia – komornicze, alimentacyjne, z tytułu ubezpieczenia grupowego
– wynagrodzenie netto do wypłaty
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę płac
- podpisy pracowników w przypadku wypłaty wynagrodzenia gotówką