Zmiana biura rachunkowego może wydawać się dość skomplikowanym przedsięwzięciem dla przedsiębiorcy. Niemniej niejednokrotnie zdarza się, że dotychczasowa firma księgowa z różnych powodów nie spełnia oczekiwań. Koniec roku kalendarzowego to najlepszy czas na to, aby podjąć decyzję o ewentualnych zmianach. W tym artykule podpowiemy, na co zwrócić uwagę, wybierając nowe biuro rachunkowe.
Kiedy najczęściej przedsiębiorcy myślą o zmianie biura rachunkowego?
Przedsiębiorcy decydują się na zmianę biura rachunkowego z różnych powodów. Jedną z częstszych przyczyn jest konieczność dowozu dokumentów do biura, co w przypadku długofalowej współpracy może okazać się problematyczne. Argumentem za rozwiązaniem dotychczasowej współpracy jest również brak lub niski poziom doradztwa, konieczność równoległego dopełniania niektórych kwestii rachunkowych samodzielnie, różnorodne niedociągnięcia (a nawet poważne błędy), a także brak odpowiedzialności ze strony biura za błędy itd.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do rzetelności prowadzonych spraw księgowych, warto zastanowić się nad ewentualnymi zmianami. Pamiętaj, że w przypadku kontroli skarbowej to przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność.
Decydując się na taką zmianę, warto zlecić nowym księgowym dokładne sprawdzenie działań poprzedniego biura. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że błędy czy niedociągnięcia z przeszłości nie wpłyną na dalsze działania przedsiębiorstwa. Nowa firma powinna mieć możliwość przeprowadzenia własnej kontroli dotychczasowych finansów. Należy również zadbać o sprawną wymianę dokumentów. Trzeba odebrać zarówno dokumentację przekazywaną do biura w ramach współpracy (m.in. faktury, rachunki, umowy, wyciągi bankowe czy potwierdzenia zapłaty), jak i te dokumenty, które były sporządzane przez biuro, czyli m.in. księgi podatkowe, rejestry VAT, wszelkie ewidencje, deklaracje, dokumentację związaną z kadrami i płacami itp. Konieczne jest też odwołanie wszelkich pełnomocnictw. Niezbędne będzie też dokonanie aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG na formularzu CEIDG-1 wynikającej ze zmiany biura rachunkowego.
Najlepszym terminem na zmianę biura rachunkowego jest koniec roku kalendarzowego. Nową firmę warto wybrać, zanim jeszcze rozwiążemy umowę z poprzednią.