Na przełomie roku przedsiębiorców czeka wiele obowiązków zarówno względem urzędów, jak i pracowników. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze kwestie, którymi warto zająć się wraz z kończącym się rokiem kalendarzowym. Przedsiębiorstwa, które korzystają z usług biur rachunkowych, zwykle mogą liczyć na wsparcie fachowców, którzy dopełniają niezbędnych formalności w ramach kompleksowej obsługi księgowej i kadrowo-płacowej.
Obowiązki pracodawcy względem zatrudnionych pracowników
Na przełomie roku pracodawca powinien przede wszystkim dopełnić obowiązków związanych z urlopami pracowniczymi. To ostatni moment przede wszystkim na to, aby udzielić pracownikom zaległych urlopów lub uwzględnić konieczność wypłacenia ekwiwalentów urlopowych za ubiegły rok. Jeśli pracownik nie jest w stanie wykorzystać pozostałych dni urlopowych, przechodzą one na kolejny rok. Wówczas należy wykorzystać je do końca września (art. 168 Kodeksu pracy). Ewentualne zaległości urlopowe można usprawiedliwić jedynie w sytuacji, gdy nie zależą one od pracodawcy, np. pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim albo wychowawczym.
Dodatkowo warto stworzyć plan urlopów na kolejny rok. To pozwala lepiej zorganizować pracę przedsiębiorstwa, a przede wszystkim pracowników, którzy wypełniają swoje obowiązki pod nieobecność osób przebywających na urlopie wypoczynkowym. Oczywiście taki plan nie musi obejmować całego roku i może być na bieżąco korygowany zgodnie z potrzebami danej firmy i zatrudnionej w niej kadry.
Dodatkowo warto też dokładnie podliczyć dni wolne od pracy wykorzystane przez pracowników w ramach opieki nad dzieckiem, zweryfikować zwolnienia lekarskie i skonfrontować minimalne wynagrodzenie pracowników z obowiązującymi w przyszłym roku przepisami.
Obowiązki przedsiębiorcy względem urzędów
- Rozliczenia podatkowe, czyli:
– PIT-2: przed pierwszą wypłatą w danym roku, aby rozliczyć przychód pracownika za dany rok
– PIT-4R lub PIT-8AR (PIT-8AR przy zryczałtowanym podatku) do 31 stycznia
– PIT-11 i PIT-8C do końca lutego
- Korekta odpisów podstawowych na ZFŚS – do końca grudnia. Obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczy przede wszystkim przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Inne przedsiębiorstwa mogą, ale nie muszą tworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników. Roczne informacje składane są do 20 stycznia. Dokument DEK-R obowiązuje pracodawców, którzy nie osiągnęli odpowiednich wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych (co najmniej 6%). Dokument INF-1 dotyczy pracodawców, którzy osiągnęli ten wskaźnik.
- Do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pracodawca musi przekazać informacje ZUS IWA za rok poprzedni. Ma na to czas do 31 stycznia. Obowiązek ten dotyczy jednak pracodawców, którzy spełnili określone warunki.
- Wraz z początkiem roku konieczne jest również złożenie sprawozdania GUS.