Każda sprzedaż towarów lub usług musi zostać stosownie udokumentowana. To podstawowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. Co istotne, niedopełnienie tego zobowiązania może rodziców mnóstwo negatywnych konsekwencji prawnych. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają rachunki oraz faktury, które często są ze sobą mylone.
Faktura a rachunek – różnice i podobieństwa
W obu przypadkach mamy do czynienia z dokumentami, które są powiązane ze sprzedażą towarów lub usług. Stanowią one potwierdzenie zawarcia określonej transakcji. Mogłoby się więc wydawać, że to właściwie to samo. Z całą pewnością oba te dokumenty łączy podobna funkcja. Nie można jednak wystawiać ich dowolnie czy zamiennie.
Fakturę VAT, w przypadku zawarcia umowy sprzedaży towaru lub usługi, wystawia jedynie przedsiębiorca będący podatnikiem VAT. Trzeba pamiętać, że nie będzie to każda firma. Wynika to z faktu, że niektórzy rezygnują z płacenia tego podatku. W takiej sytuacji osoba prowadząca działalność gospodarczą musi wystawić rachunek.
Jak powinien wyglądać rachunek, a jak faktura?
Zajmując się prowadzeniem księgowości w Piasecznie, zauważamy, że przedsiębiorcom zdarza się wystawiać te dokumenty niepoprawnie. Warto pamiętać, że ich formę ściśle regulują przepisy prawa. Określają przede wszystkim, jakie elementy muszą zostać obligatoryjnie uwzględnione. Zdecydowanie większe wymagania stawiane są przed fakturą. W dokumencie należy zawrzeć te składniki, które wskazano w art. art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.
Rachunek powinien z kolei uwzględniać dane kupującego i sprzedawcy, kwotę sprzedaży, rodzaj i ilość towarów/usług, a także datę wystawienia i numer dokumentu. Różnicą jest więc sposób określania ceny. W fakturze musi być to wartość netto oraz podatku VAT. W rachunku jedynie kwota jednostkowa.